Durante los últimos meses, la digitalización documental en el transporte se ha convertido en uno de los principales focos de atención del sector. La implantación del Documento Electrónico de Control Administrativo (DeCA) para el transporte de mercancías y de la Hoja Electrónica de Ruta (HERU) para el transporte de viajeros marca el inicio de una nueva etapa en la gestión de la información vinculada a la actividad del transporte en su conjunto.
La conversación suele centrarse en los nuevos documentos y en las obligaciones asociadas a su utilización. Sin embargo, reducir este proceso a una mera sustitución del papel por formatos digitales supone una visión incompleta del cambio que se está produciendo.
Lo que realmente está en juego es la transformación de los procedimientos de gestión, conservación y trazabilidad de la información. Y, como ocurre en cualquier proceso de adaptación normativa y tecnológica, existen determinados errores que pueden comprometer el cumplimiento de las obligaciones legales, generar riesgos operativos o dificultar la acreditación documental ante una inspección o incidencia.
A continuación, analizamos cinco de los errores más frecuentes que conviene evitar.
1. Considerar que la digitalización consiste únicamente en eliminar el papel
Uno de los equívocos más habituales es interpretar la digitalización documental como una simple conversión de documentos físicos a archivos electrónicos.
En realidad, la gestión documental digital exige mucho más. La normativa y las nuevas dinámicas operativas obligan a prestar atención a aspectos como la generación de la documentación, su conservación, la posibilidad de acceso, el control de modificaciones y la trazabilidad de toda la información asociada.
La cuestión ya no es únicamente dónde se encuentra el documento, sino si la empresa es capaz de acreditar, en cualquier momento, su existencia, integridad, disponibilidad y validez jurídica.
2. No establecer responsabilidades internas claras
La transición a un entorno documental digital obliga a definir con precisión quién interviene en cada fase del proceso.
Entre otras cuestiones, resulta necesario determinar:
- Quién genera la documentación.
- Quién valida la información incorporada.
- Quién custodia los registros y evidencias.
- Quién puede acceder a ellos.
- Quién asume la gestión de incidencias o requerimientos administrativos.
La falta de una asignación clara de responsabilidades suele traducirse en problemas de coordinación, dificultades para demostrar el cumplimiento de las obligaciones legales y una mayor exposición a incidencias operativas.
3. Confiar exclusivamente en la tecnología
La tecnología es una pieza esencial del proceso de digitalización, pero no puede sustituir una adecuada organización interna.
Disponer de una plataforma o solución tecnológica avanzada no garantiza, por sí sola, el cumplimiento normativo ni una gestión eficiente de la documentación. La experiencia demuestra que muchas incidencias tienen su origen en procedimientos mal definidos, en la ausencia de protocolos claros o en la falta de formación de las personas responsables de utilizarlos.
La herramienta es importante. Pero todavía lo es más el sistema de gestión que la sustenta.
4. Descuidar la conservación y recuperación de la documentación
La generación correcta de un documento es solo el primer paso. Su conservación posterior resulta igualmente relevante desde una perspectiva jurídica y operativa.
Las empresas deben garantizar que la documentación:
- Se conserva durante los plazos exigibles.
- Mantiene su integridad y autenticidad.
- Permanece accesible cuando sea requerida.
- Permite reconstruir de forma fiable su historial y trazabilidad.
En un entorno completamente digital, la capacidad para localizar y recuperar información de manera rápida, segura y verificable adquirirá una importancia creciente, especialmente ante inspecciones, reclamaciones o procedimientos administrativos.
5. Retrasar la adaptación hasta el último momento
Como en adaptaciones normativas anteriores, hay que tener en cuenta que muchas organizaciones tienden a abordar los cambios cuando la fecha de entrada en vigor se encuentra próxima.
Sin embargo, las empresas que afrontan con mayor éxito estos procesos suelen ser aquellas que aprovechan los meses previos para revisar sus procedimientos, identificar áreas de riesgo, definir responsabilidades y adaptar sus sistemas de trabajo.
La digitalización documental requiere planificación. Esperar a que surjan las primeras incidencias o a que la obligación resulte inminente suele incrementar los costes de adaptación y dificultar una implantación ordenada.
Más allá del cumplimiento: una oportunidad de mejora
La llegada del DeCA y de la HERU no debe entenderse únicamente como una nueva obligación administrativa. También representa una oportunidad para optimizar procesos internos, reducir errores, mejorar la trazabilidad de las operaciones y disponer de información más fiable y accesible.
Por ello, la cuestión de fondo no es únicamente qué documento debe utilizarse, sino si la organización está preparada para gestionar de forma eficiente toda la información que ese documento genera.
En Valleón Abogados llevamos años acompañando a empresas de transporte en la interpretación y aplicación de las obligaciones jurídicas que afectan al sector. Fruto de esa experiencia, presentamos EZERTRA, una solución diseñada para facilitar la adaptación operativa y documental al nuevo entorno digital del transporte, combinando seguridad jurídica, eficiencia y control de la información.
Porque cuando cambia la forma de documentar, también cambia la forma de gestionar.
¿Está preparada su empresa para el nuevo escenario documental del transporte?