La digitalización de la documentación del transporte por carretera ya no es una tendencia de futuro, sino una realidad normativa cada vez más cercana. Con la publicación en el BOE, el pasado 12 de junio de 2026, de la Resolución de 5 de junio de 2026 del Ministerio de Transportes y Movilidad Sostenible, el sector dispone por fin de una referencia técnica clara sobre cómo deberán funcionar los nuevos sistemas y documentos electrónicos de control. En este sentido, la norma desarrolla los requisitos aplicables al denominado documento de control electrónico (DeCA) relativo al transporte de mercancías. Este requisito también se trasladará al ámbito del transporte de viajeros a través de la Hoja de Ruta en las mismas condiciones.
La nueva regulación despeja muchas de las dudas que transportistas, cargadores, operadores logísticos y demás profesionales venían planteando desde la aprobación de la Ley de Movilidad Sostenible. A continuación, analizamos los aspectos más relevantes de esta norma desde una perspectiva jurídica y práctica.
¿Qué información debe contener el documento de control electrónico?
Desde el punto de vista de su contenido, la transformación es tecnológica, pero no documental. El DeCA deberá incluir esencialmente las mismas menciones que tradicionalmente venían exigiéndose en el documento de control en formato papel. Entre ellas figuran la identificación de cargador y transportista, los datos relativos al origen y destino de la mercancía, la naturaleza de la carga transportada, la fecha del transporte, las matrículas de los vehículos utilizados y cualquier observación relevante vinculada a la operación.
Por tanto, la principal novedad no reside en la información exigible, sino en la forma de generarla, custodiarla y ponerla a disposición de las autoridades competentes.
En lo que toca al contenido de la hoja de ruta utilizada en transporte de viajeros los campos clave a destacar en el documento serán: NIF del transportista y del contratante del servicio, matrícula del bus, DNI del conductor, origen y destino de la ruta, fecha en la que se realice ésta y naturaleza del servicio (discrecional, de refuerzo, turísticod , etc).
Requisitos técnicos del nuevo sistema digital
La Resolución establece que los datos del transporte deberán incorporarse a la plataforma correspondiente antes del inicio efectivo del servicio. A partir de esa información se generará un código QR que permita acceder directamente a una dirección URL donde se encuentre disponible el documento de control en formato PDF, sin necesidad de claves de acceso.
Dicho acceso debe ser sencillo y estar especialmente orientado a facilitar las labores de inspección en carretera. El objetivo es que las Fuerzas y Cuerpos de Seguridad y los servicios de inspección puedan verificar la documentación de forma inmediata, reduciendo tiempos de comprobación y mejorando la fiabilidad de los datos.
Además, el archivo PDF no podrá superar los 5 MB de tamaño y deberá incluir en sus metadatos las fechas de creación y modificación del documento. Estos requisitos buscan garantizar la autenticidad, integridad y trazabilidad de la información contenida en el sistema.
Conservación y disponibilidad de la documentación
Uno de los aspectos más relevantes de la regulación es el relativo a la custodia documental.
La URL asociada al código QR deberá mantener accesible el documento durante al menos siete días después de la realización del transporte. Sin embargo, las obligaciones de conservación van más allá. La normativa exige que el documento permanezca almacenado en un repositorio electrónico que permita su recuperación durante un período mínimo de un año.
Esta obligación pretende asegurar la trasparencia y trazabilidad de toda la actividad.
Una obligación que afecta a toda la cadena logística
Aunque habitualmente se relaciona esta medida con las empresas transportistas, la realidad es que la digitalización del documento de control afecta a la práctica totalidad de los operadores que intervienen en el transporte público de mercancías.
Cargadores, transportistas, consignatarios, transitarios y demás profesionales deberán adaptar sus procedimientos internos para garantizar el correcto cumplimiento de la normativa. La implantación del DeCA exige una coordinación adecuada entre todos los participantes de la cadena logística y una revisión de los sistemas tecnológicos utilizados para la gestión documental.
¿Qué consecuencias puede tener el incumplimiento?
Conviene recordar que no estamos ante una simple formalidad administrativa.
La legislación de ordenación del transporte terrestre (LOTT) en su artículo 141 apdo. 17 contempla expresamente un régimen sancionador vinculado a esta obligación. En particular, la falta de disponibilidad del documento de control digital cuando resulte exigible puede dar lugar a la comisión de una infracción grave.
Por ello, las empresas deberán extremar las precauciones para garantizar que los conductores dispongan de la documentación requerida y que esta pueda ser consultada en cualquier momento por los órganos de inspección.
El papel del conductor y la firma del documento
El conductor continúa desempeñando una función esencial dentro del sistema. Antes de iniciar el transporte deberá disponer de una copia del documento de control, que podrá presentarse tanto en formato digital como en papel, siempre que incorpore de forma visible el correspondiente código QR.
Asimismo, la normativa aclara una cuestión importante: las anotaciones realizadas sobre copias impresas carecen de efectos jurídicos. Cualquier modificación deberá efectuarse necesariamente en la versión digital del documento.
Por último, el DeCA no requiere firma digital para su validez administrativa. No obstante, como ocurre habitualmente en el sector, muchas empresas aprovechan el mismo documento para acreditar también aspectos contractuales de la operación de transporte. En estos casos, nada impide la utilización de sistemas de firma electrónica avanzada o cualificada, aportando una mayor seguridad jurídica a las relaciones entre las partes.
El futuro: cooperación y formación
El DeCA digital ya es una realidad y su implantación marcará un antes y un después en la gestión documental del transporte por carretera. La cuestión ya no es si el sector debe adaptarse, sino cómo hacerlo de la forma más eficiente posible.
Desde Grupo LEXTRANSPORT y VALLEON ABOGADOS estamos acompañando a las empresas del sector en este proceso mediante formación especializada a través de webinars, asesoramiento legal y soluciones adaptadas a las nuevas exigencias normativas, que iremos avanzando próximamente. Porque cumplir con la regulación es importante, pero hacerlo de manera sencilla y eficaz marcará la diferencia. ¿Te unes al cambio?